Hvor lang tid tager det at løse en opgave?
Sådan ca. lige så lang tid, som du afsætter til den.
Og så lidt mere.
Klummen her er oprindeligt bragt i erhvervsmediet Vigeur.
Da jeg startede i marketingbranchen for efterhånden små 20 år siden, husker jeg tydeligt, da min daværende chef kiggede hen over solbrillerne (indenfor på kontoret vel at mærke) og sagde: “Deadline er Gud”.
Det kunne selv en start-tyver grafikerelev forstå.
Jeg skal nå deadline, uanset hvordan og hvor mange timer jeg bruger på det, ellers er der noget større end mig, som kommer til at kigge ned på mig.
Uden det formildende lag af solbriller denne gang.
Udfordringen med nyskabende projekter er imidlertid ikke kun at nå i mål inden deadline. Som kreativ eller udviklende virksomhed lever vi overordnet af at sælge timer.
Timer, som bruges på udvikling af outputs, som i sagens natur og i modsætning til hyldevarer er underlagt en præmis om altid at være nye og aldrig set før. Intet mindre. Derfor er idéudvikling notorisk svært at timeestimere. Og derefter at holde sig inden for.
En kendt problematik, der giver dybe panderynker, som nærmest kun glattes ud ved tanken om retainer-aftaler, time-for-time-afregning eller andre løsninger, der forskyder risikoen for overforbrug af timer fra leverandøren over til kunden.
Ramt af Parkinsons Lov
Udfordringen gælder projekter med et lille budget (læs: få timer), men det sker, til manges overraskelse, stort set lige så tit på lignende projekter, hvor budgettet er stort, og timerne mange.
Det er faktisk helt naturligt. Og der er faktisk mere end én lov, der forklarer hvorfor.
Hvis du nogensinde har oplevet, at det store projekt med masser af timer, som du og dit team har arbejdet på i uger eller måneder, og som startede med en følelse af “det skal vi nok nå”, alligevel går over budget, så har du oplevet effekten af Parkinsons Lov. Den siger, at “Alt arbejde udvider sig, indtil det har udfyldt den tidsramme, der er afsat til det.” Hvilket forklarer, hvorfor det kan tage 50 timer at nå et resultat. Men tilsvarende projekt kan også tage 250 timer. Og det gør det, hvis der er afsat 250 timer til det.
Der er naturligvis en nedre grænse for, hvor hurtigt man kan skabe kvalitet. Her er kreativitet og innovation ikke anderledes fra portvin – jo længere tid det får til at udvikle sig, jo bedre smager det. Men der er umiddelbart ingen øvre grænse.
En anden lov, som bl.a. offentlige bygherrer må kende indgående, er Hofstadter’s Lov om komplekse projekter med mange elementer og ubekendte. Den siger, at “Projekter altid tager længere tid, end du forventer, selv når du medregner Hofstadter’s Lov”. Heri ligger naturligvis et paradoks, som umiddelbart fører os ned i en blindgyde fuld af overkørte timer.
80/20-reglen
Heldigvis kan vi drage nytte af en tredje lov. Den kan jeg rigtigt godt lide. Men den er svær at efterleve, hvis man har bare en snert af perfektionist boende inde i sig. Den hedder Pareto – også kendt som 80/20 reglen.
Den giver os ikke svaret på, hvordan vi rammer plet med estimater, men den giver dog et svar på, hvordan vi kommer tæt på målet, hurtigt. Pareto fortæller os, at 20 % af arbejdet fører os 80 % i mål. Omvendt kræver de sidste 20 % til målet 80 % af arbejdet.
Uanset hvor meget studenterhuen trykker, kan de fleste regne ud, at det jo stadig svarer til, at 100 % af opgaven tager 100 % af tiden. Men der er en enorm gevinst i at komme langt hurtigt. Især i en branche, hvor kunden som bekendt altid skal have “something to kill” og de sidste 20 % ofte alligevel skal rettes til.
Time management software er ikke den store åbenbaring
Forslag til, hvordan vi løser udfordringen med timeestimater er der nok af. Du kan jo prøve at spørge internettet. Der findes et hav af principper, som kan hjælpe os som f.eks. GTD (Get Things Done), TimeBoxing, Stage Gate, Elefantmetoden osv. Der findes yderligere et ocean af tekniske løsninger i form af apps og software, som lover os at overtage bøvlet og bytte med ro, fokus og bundlinje.
Men hvis vi skal tro på Parkinson og Hofstadter, så er time management software alene ikke den store åbenbaring, vi har ventet på.
Jeg tror både på, at arbejdsprincipper og teknologi kan hjælpe os. Jeg vil dog mene, at det første led i at ramme rigtigt på urskiven handler om forståelse. En forståelse for, at langt de fleste medarbejdere i allerbedste mening har tendens til at bruge al den tid, de får tildelt til en opgave. Vi går jo trods alt efter at levere det bedst mulige produkt.
Derfor skal estimaterne og forventningerne tilpasses med den viden i baghovedet. Derudover at det er kompliceret, hvis ikke umuligt, at timeestimere, hvis man ikke har defineret hele sin proces i detaljer. Og at der alligevel vil komme bump på vejen, som var umulige at forudse. Du kender jo nok Murphys lov.
Så bare rolig, det er ikke nødvendigvis dig, dine evner eller mængden af time management-systemer, der er skyld i overforbrug af timer.
Det er bare, fordi vi er mennesker.